CHỨC NĂNG
Phòng Tổ chức - Hành chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về điều phối chung các hoạt động của Trường trong các mảng: Tổ chức về nhân sự; Tổng hợp báo cáo; Văn thư - Lưu trữ; Khánh tiết; Lễ tân; Đảm bảo an ninh trật tự, chính trị nội bộ trong Trường.
NHIỆM VỤ
1. Xây dựng văn bản, kế hoạch, báo cáo; phối hợp, điều phối hoạt động
a. Chủ trì trong việc hoạch định, xây dựng chiến lược phát triển của Trường; xây dựng các văn bản về công tác tổ chức, công tác cán bộ và công tác hành chính;
b. Tổng hợp, xây dựng: báo cáo định kỳ, đột xuất, lịch công tác tuần, nội dung giao ban và các văn bản hành chính thuộc các lĩnh vực được phân công;
c. Truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Giám hiệu đến các đơn vị và cá nhân thuộc Trường;
d. Điều phối chung các hoạt động của Trường nhằm triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác.
2. Công tác tổ chức, nhân sự
a. Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ cán bộ viên chức (CBVC), người lao động (NLĐ) theo quy định.
b. Quản lý, hướng dẫn thực hiện chế độ chính sách của CBVC và NLĐ: tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, thâm niên nhà giáo;
c. Tham mưu cho Hiệu trưởng, đề xuất và xây dựng, hướng dẫn thực hiện công tác nhân sự: định biên, xây dựng đề án vị trí việc làm, quản lý nhân sự, quy hoạch đội ngũ, tổ chức tuyển dụng, sử dụng lao động, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo cán bộ, kỷ luật;
d. Tham mưu cho Hiệu trưởng thành lập các hội đồng: xét nâng bậc lương, xét kỷ luật, thi tuyển và các hội đồng khác theo chức năng, nhiệm vụ được giao;
e. Quản lý, theo dõi CBVC đi học tập, công tác ở nước ngoài;
f. Quản lý, tổ chức khám sức khỏe cho CBVC, NLĐ; thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu cho CBVC, NLĐ, sinh viên; phối hợp với cơ quan bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, Phòng Công tác sinh viên, Phòng Kế hoạch-Tài chính triển khai cấp phát thẻ bảo hiểm cho sinh viên.
3. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
a. Tiếp nhận, xử lý công văn, thông tin đi, đến (công văn giấy, điện tử, fax, điện thoại,…);
b. Thực hiện công tác hành chính, công tác văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của Trường. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ đối với viên chức làm công tác văn thư, văn phòng của các đơn vị trực thuộc Trường;
c. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản theo quy định của Trường;
d. Phối hợp với các đơn vị chức năng để giám sát, quản lý việc thực hiện các quy định, quy chế làm việc, chủ trương và chính sách của Trường;
e. Quản lý sử dụng hội trường, phòng họp, phòng khách, phòng hội thảo, phòng truyền thống, nhà khách. Theo dõi, phối hợp quản lý, đảm bảo hoạt động của các khu giảng đường; các phòng học sau đại học về vệ sinh và an ninh trật tự. Đảm bảo vệ sinh môi trường, cảnh quan trong khu vực Trường (không bao gồm khu vực Ký túc xá).
4. Công tác lễ tân, an ninh trật tự
a. Phối hợp với các đơn vị liên quan để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các sự kiện của Trường;
b. Thực hiện các công việc hiếu, hỷ theo quy định của Trường;
c. Quản lý và điều động xe ôtô theo kế hoạch;
d. Triển khai các phong trào toàn dân bảo vệ an ninh tổ quốc. Làm việc với Công an Phường, Quận, Thành phố về các vấn đề an ninh trật tự, bảo vệ chính trị nội bộ;
e. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan lập phương án về nhân sự trong công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai;
f. Đảm bảo an ninh trật tự trong khu vực Trường (không bao gồm khu vực Ký túc xá). Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, phòng chống mất mát tài sản.
5. Công tác khác
a. Cung cấp văn phòng phẩm, dụng cụ, vật tư văn phòng cho các đơn vị;
b. Lập danh sách các đối tượng viên chức, người lao động được trang bị phương tiện bảo hộ lao động cá nhân hàng năm theo quy định;
c. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho CBVC và người lao động trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được phân công;
d. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
|